Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Vergangenheit war es häufiger der Fall, dass in Stadtratsvorlagen von der Verwaltung als Begründung dieser „Siehe Anlage.“ stand. Nur war diese Anlage dann für die Einwohner*innen in den seltensten Fällen im Bürgerinformationssystem. Besonders beim letzten Stadtrat vom 06.04.2016, in dem es um verschiedene Aufhebungsbeschlüsse ging, war es besonders ärgerlich.
Dazu haben wir folgende Fragen:
1. Warum wurden die Anlagen für die öffentliche Stadtratssitzung nicht online gestellt?
2. Ist es möglich, das in Zukunft zu verbessern?
3. Wenn nein, warum werden diese Anträge dann überhaupt im öffentlichen Teil behandelt, wenn die Bürger*innen dann nicht nachvollziehen können, worum es überhaupt geht?
Wir bedanken uns schon einmal im Voraus für Ihre Antworten.
Mit freundlichen Grüße
Sehr geehrter Herr Beuster, sehr geehrte Damen und Herren vom Liquid erfurt e. V., vielen Dank für Ihre Anfragen. Bevor ich im Einzelnen antworte, gestatten Sie mir zunächst einige Vorbemerkungen, damit der Gesamtzusammenhang deutlich wird:
Die Verwaltung ist in ihrem Handeln an Recht und Gesetz gebunden. Entgegen von oft verbreiteten Ansichten ist der Begriff der „Öffentlichkeit“ nicht zwangsläufig mit dem Begriff der „Internetöffentlichkeit“ synonym. Nach herrschender Meinung wird bei den Sitzungen des Stadtrates von der sogenannten Saalöffentlichkeit ausgegangen, das heißt, der interessierten Öffentlichkeit muss die Gelegenheit gegeben werden, an den öffentlichen Sitzungen des Stadtrates teilzunehmen.
Darüber hinaus wird über das Bürgerinformationssystem eine weitere Information der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. Bei der Internetveröffentlichung von personenbezogenen Daten müssen jedoch die gesetzlichen Grenzen beachtet werden. Der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit hat das Thema in seinen Tätigkeitsberichten mehrfach aufgegriffen. Eine weitere Schranke ergibt sich aus berechtigten Interessen Dritter. Dazu gehört zum Beispiel das Urheberrecht.
All dies hatten Stadtrat und Stadtverwaltung 2010 zu beachten, als das Bürgerinformationssystem 2010 eingeführt werden sollte. Es wurden insofern Regeln aufgestellt, die es einerseits ermöglichen, Bürger auch über das Internet über wichtige Angelegenheiten des Stadtrates und seiner Ausschüsse zu informieren. Andererseits durften und dürfen in dieser komplizierten Rechtsmaterie keine Rechtsverstöße begangen werden. Das ist umso mehr bei jährlich durchschnittlich 2.500 Drucksachen mit teilweise bis zu 15 Anlagen bemerkenswert. Die mit dieser Aufgabe befassten Mitarbeiter müssen diese Prüfung schnell und rechtssicher für jedes Dokument durchführen. Im Zweifel gilt der Grundsatz: keine Veröffentlichung im Internet. Die Regeln sind im Beschluss zur Drucksache 1467/10 beschrieben, einen Auszug füge ich als Anlage bei.
Vor diesem Hintergrund beantworte ich Ihre Fragen wie folgt:
1. Warum wurden die Anlagen für die öffentliche Stadtratssitzung nicht online gestellt?
Eine Veröffentlichung von Unterlagen des Stadtrates und der Ausschüsse erfolgt nach den in der Anlage ersichtlichen Regeln. Eine vollständige Veröffentlichung aller Unterlagen im Internet ist rechtswidrig. Die Prüfung des Umfangs der Veröffentlichung erfolgt anhand des Einzelfalles.
2. Ist es möglich, das in Zukunft zu verbessern?
Unter Beachtung der dargestellten Grenzen wird weiterhin das Informationsinteresse der Öffentlichkeit, soweit möglich, über das Bürgerinformationssystem gewährleistet.
3. Wenn nein, warum werden diese Anträge dann überhaupt im öffentlichen Teil behandelt, wenn die Bürger*innen dann nicht nachvollziehen können, worum es überhaupt geht?
Wie eingangs bereits ausgeführt, ist die Grundlage der Behandlung von Tagesordnungspunkten der öffentlichen Sitzung die Saalöffentlichkeit und nicht die Internetöffentlichkeit.
Sehr geehrter Herr Beuster, die Stadtratssitzung beginnt um 17:00 Uhr, Sie haben wie immer während der Sitzung die Möglichkeit, zwei sachliche Nachfragen zu stellen.
Mit freundlichen Grüßen
A. Bausewein
Der Fragesteller stellte folgende Nachfragen mit der Bitte um schriftliche Beantwortung:
1. Ist es möglich unter Einhaltung der Regeln zumindest ansatzweise nachvollziehbar eine Begründung zu den Vorlagen zu schreiben? (Denn ohne Begründung können die Bürger/Wähler der Stadt Erfurt nicht wirklich nachvollziehen, was in der öffentlichen Stadtratssitzung besprochen wird.)
2. Auf Grund welcher der beiden im Anhang aufgeführten Grundsätze (Urheberrecht, Datenschutz) sind die Anlagen der Drucksachen 0571/16, 0572/16 und 0580/16 nicht online gestellt worden?„
Der Fragesteller stellte folgende Nachfragen mit der Bitte um schriftliche Beantwortung:
1. Ist es möglich unter Einhaltung der Regeln zumindest ansatzweise nachvollziehbar eine Begründung zu den Vorlagen zu schreiben? (Denn ohne Begründung können die Bürger/Wähler der Stadt Erfurt nicht wirklich nachvollziehen, was in der öffentlichen Stadtratssitzung besprochen wird.)
Der überwiegende Teil der in der öffentlichen Stadtratssitzung zu behandelnden Drucksachen Entscheidungsvorlagen enthält im Feld „Sachverhalt“ eine Begründung. Sollten Angaben zum Sachverhalt nicht enthalten sein ergibt sich zumeist die Begründung aus dem Beschlussvorschlag an sich oder es erfolgt eine Begründung des Sachverhaltes in der öffentlichen Sitzung des Stadtrates.
Wird zur Begründung auf Anlagen verwiesen, die nicht im Bürgerinformationssystem (BI) eingestellt sind, besteht die Möglichkeit, diese Anlagen im Bürgerservicebüro des Bürgeramtes einzusehen.
Es wird in diesem Zusammenhang auf die Ausführungen zur Saal- und Internetöffentlichkeit im Antwortschreiben des Oberbürgermeisters zur zu Grunde liegenden Einwohneranfrage, Drucksache 0693/16, verwiesen.
2. Auf Grund welcher der beiden im Anhang aufgeführten Grundsätze (Urheberrecht, Datenschutz) sind die Anlagen der Drucksachen 0571/16, 0572/16 und 0580/16 nicht online gestellt worden?
Zum Grundsatz des Datenschutzes zählt auch die Datensparsamkeit. Die Verwendung der eingescannten und damit digitalen Unterschrift des Unterzeichners eines Schreibens – hier des Oberbürgermeisters – sollte daher nach Möglichkeit unterbleiben, um auch einen Missbrauch dieser digitalisierten Unterschrift zu verhindern.
Aus zeitlichem Gründen heraus wurde auf eine Wiedergabe des OB-Schreibens mit dem Vermerk „gez. A. Bausewein“ verzichtet und die Urschrift des Dokuments eingescannt. Daher konnte, vgl. Absatz vorher, keine Wiedergabe des Dokumentes im BI erfolgen.